TIPS FOR ARBEIDSGIVERE I KORONATIDER oppdatert pr februar 2021

ADVOKAT SVEIN STEINFELD JERVELL - DALAN ADVOKATFIRMA

Svært mange virksomheter, statlige organer, organisasjoner og arbeidstakere påvirkes nå av koronaviruset. Vi registrerer at det gjerne raskt må treffes beslutninger og at regelverket endres. Jeg har derfor laget noen innspill som kanskje kan være til bruk for virksomheten i det som er en helt spesiell situasjon. Selv om denne eposten sendes til våre eksisterende klienter oppfordrer jeg til å videresende til andre som kan ha nytte av det. Det skyldes at vi ønsker å strekke oss for å bidra til å redusere skadevirkningene overfor et viktig segment for oss; små og mellomstore bedrifter.

Har dere behov for bistand, ikke nøl med å ta kontakt. Vi er ca. åtte hos oss som til daglig arbeider med arbeidsrett. I tillegg består Dalan av mange flere advokater som jobber med tilgrensende rettsområder. Vi jobber digitalt, men pt. er ingen hos oss i karantene. Vi kan også bistå i andre forretningsjuridiske områder som kontraktsrett, fast eiendom, skatte- og avgiftsrett og selskapsrett. Her er særskilte problemstillinger reforhandlinger og forskyvning av faste utgifter som næringsleie, skatte og avgiftskrav, samt hvilke muligheter som ligger til grunn i endret regelverk.

Under følger noen overordnede forhold knyttet til arbeidsrett, som jeg håper kan være noe til nytte. Har dere spørsmål, må dere bare ta kontakt.

Permitteringsreglene er vesentlig endret

Driftsstans, som følge av koronavirus, vil som klar hovedregel kvalifisere for permittering.

Et av de viktigste virkemidlene er vesentlige endringer i permitteringsreglene.

Virksomheter bør nå vurdere helt eller delvis permittering dersom det allerede nå oppleves svikt i ordreinngang, levering eller omsetning. I motsatt fall kan situasjonen forverres hvoretter konkurs senere kan bli aktuelt for enkelte.

Permittering forutsetter saklig grunn. Permitteres ikke alle, men kun enkelte, må utvelgelsen dessuten være saklig. Omstendighetene som nevnt over vil som klar hovedregel gi saklig grunn for permittering. Forholdet må likevel vurderes konkret og det kan være hensiktsmessig med en kort telefon / avskjekk i konkrete tilfeller. Er det ikke utsikter til forbedring skal det nedbemannes – ikke permitteres. Her er det grenseganger og forhold mellom regelverkene som må vurderes særskilt. Det kan derfor være hensiktsmessig.

Fristreglene er vesentlig endret (forkortet) slik at arbeidsgivers økonomiske belastning er vesentlig redusert.

·      Arbeidsgiverperioden, altså perioden arbeidsgiver plikter å betale er  er nå 10 dager (arbeidsgiverperiode 1).

·      Tre dagers ventetid (karenstid) før utbetaling av dagpenger for permitterte, er opphevet.

·      Minimumskravet til redusert arbeidstid er endret fra minimum 50 % til minimum 40 %.

Selv om den klare hovedregelen er 14 dagers varslingsfrist, nevner vi at eksisterende regelverk åpner for to dagers varslingsplikt før permittering og arbeidsgiverperiode. Vilkåret her er at det dreier seg om uforsette hendelser som gjør permittering nødvendig. Nødvendighetsvilkåret skal praktiseres strengt. Det er uklart om to-dagers fristen gjelder i denne situasjonen, men vi ser at mange bedrifter praktiserer dette. Det må uansett vurderes konkret og vi oppfordrer særskilt til å ta kontakt dersom enkelte vurderer dette.

Generelt sett vil ikke to-dagers fristen være aktuell for permittering, begrunnet i implikasjoner for virksomheten som følge av koronasituasjonen, og som finner sted en viss tid etter at koronasituasjonen inntraff. Det skyldes at koronasituasjonen nå har vart en stund og at implikasjonene ikke lenger kan sies å ha inntruffet plutselig.

Permitteringslengden er vesentlig forlenget:

1. Regjeringen utvidet i august 2020 den maksimale permitteringslengden fra 26 til 52 uker, regnet fra 1. november 2020. Fra 1. november 2020 ble den maksimale permitteringsperioden igjen utvidet til 1. juli 2021. Retten til dagpenger under permittering ble også forlenget, slik at de som nærmet seg maksgrense kan beholde dagpenger frem til 1. juli 2021.

2. Den maksimale permitteringslengden på 52 uker gjelder innenfor 18 måneder, likevel slik at arbeidsgivere som nærmer seg maksimalgrensen kan permittere frem til 1. juli 2021.

3. Det gjelder en arbeidsgiverperiode II på 5 dager etter 30 ukers permittering. Arbeidsgiverperiode II er besluttet utsatt til 1. juni 2021.  

Trolig er arbeidsgivers styringsrett utvidet i situasjon som denne

Arbeidsgiver har trolig en utvidet styringsrett i dagens situasjon, såfremt saklige hensyn ligger bak de påleggene som iverksettes.

Vi nevner særskilt at arbeidsgiver har myndighet til;

·      å pålegge hjemmekontor,

·      bortvise fra arbeidsplassen ved hjemmekarantene, (andre arbeidstakere kan også nekte å arbeide på arbeidsplassen dersom det er risiko for smitte.

·      endre lunsjordninger (fjerne buffet)

·      endre arbeidstidsordninger slik at evt. trykk på arbeidsplassen reduseres,

·      pålegge overtid og det det kan her være aktuelt med søknad om dispensasjon for visse samfunnskritiske grupper. Det tilrettelegges for rask behandling av saker.

·      Tildele arbeidsoppgaver (av midlertidig karakter) som ikke faller innenfor stillingsbeskrivelsen, såfremt det er saklig, herunder ivaretar det samfunnsoppdraget vi står overfor.

Arbeid fra hjemmekontor er forskriftsregulert

Det gjelder en særskilt forskrift om som er relevant hjemmekontorsituasjonen, og den aktuelle forskriften er Forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem (FOR-2002-07-05-715). Denne forskriften stiller bl.a. krav om hva som skal inngå i en skriftlig avtale om hjemmekontor og hvilke særskilte krav til arbeidsmiljøet og arbeidstid som kreves, se forskriftens §§ 2, 3 og 6.

Arbeidsgiver må akseptere viss redusert arbeidsmengde, men forhold knyttet til sykepenger og permisjon bør avklares

Arbeidstaker er pliktig å arbeide i samsvar med avtalt stillingsprosent. For en person i 100 % stilling vil det kunne si 37,5 time pr. uke. Arbeidsomfanget for mange, bl.a. for dem med hjemmeværende barn fra skole og barnehage, vil være redusert og må / bør trolig aksepteres.

Eksisterende regelverk åpner for at arbeidstaker kan være hjemme med barn 10 dager med rett til omsorgslønn, såfremt barnepasser er syk. Tilsvarende gjelder dersom barnehager eller skoler er stengt. Andre ordninger kan være bedriftsfastsatt (personalhåndbok) eller følge av tariffavtale.

Etter 1. juli er antall omsorgsdager nullstilt, slik at arbeidstakere har ny kvote på 10 dager per forelder for andre halvår 2020. For foreldre med mer enn to barn er det 15 dager per forelder, mens for aleneforeldre er kvoten doblet. Foreldre kan overføre omsorgspengedager seg imellom dersom skolen eller barnehagen er stengt. Såfremt foreldre må være hjemmeværende grunnet smittevernhensyn for egne barn eller for familiemedlem barnet bor, kan det ytes omsorgspenger utover kvoten. Dette behovet krever bekreftelse fra lege.

Såfremt det foreligger fungerende hjemmekontorløsning, må nok arbeidsgiver generelt sett akseptere noe redusert arbeidsomfang. Vurderes forholdet opp mot oppsigelsesreglene, som vil være den ytterste konsekvensen, vil oppsigelse basert på prestasjonssvikt for eksempel forutsette at arbeidstaker over tid presterer kvalifisert under det som kan forventes. Her er vi i en ekstraordinær situasjon som vil spille inn i vurderingen. Tilsvarende gjelder dersom oppsigelsen skulle begrunnes i ulegitimert fravær eller ordrenekt. Her bør arbeidsgivere avvente situasjonen og heller permittere dersom de ikke har mulighet til det.

Det er likevel hensiktsmessig at arbeidsgiver først pålegger arbeidstaker å avspasere og at omsorgspermisjonsreglene brukes opp før redusert arbeidsomfang eventuelt inntrer. Det kan også være at forhold knyttet til ferieavvikling og permisjon uten lønn bør diskuteres med den ansatte. Her er nok tommelfingerregelen å finne praktiske løsninger som også ivaretar den enkelte arbeidstaker. Arbeidsgivers lojalitetsplikt, som ofte ikke nevnes, gir her noen føringer. I lojalitetsplikten ligger blant annet  at arbeidsgiver skal opptre saklig, korrekt og ryddig i utøvelsen av styringsretten samt at arbeidsgiver skal ta hensyn til arbeidstakers situasjon. 

 
Karantene, sykdom og sykepenger / lønn

Smittede og personer med pålagt karantene har rett til sykemelding. NAV tilrettelegger nå for sykemelding pr. telefon eller ved e-konsultasjon, altså uten personlig oppmøte. Det godtas også tilbakedaterte sykemeldinger ettersom korona er en smittsom sykdom av betydning for folkehelsen.

Om mulig skal legene oppfordre arbeidstakere til å jobbe hjemmefra.

Flere møter kan gjennomføres digitalt

Koronaviruset har ledet i retten til å samles, dvs. den såkalte forsamlingsfriheten. Det betyr at møter skal unngås om mulig og for de som må gjennomføres, kan disse gjennomføres digitalt. I praksis betyr det at det:

·      at det i enkelte tilfeller kan være grunnlag for å unntak fra fysisk drøftelsesmøte før oppsigelse, jf. arbeidsmiljøloven § 15-1. Forholdet må vurderes konkret og det kreves at det ikke er praktisk mulig å avholde et møte. Avholdes ikke møte kan det tilrettelegges for andre løsninger som e-møte, skriftlig informasjonsutveksling mv.

·      Informasjonsmøter ved nedbemanning kan avholdes digitalt eller ved at det gis informasjon og tilrettelegges for spørsmål. Loven stiller her ingen formkrav til hvordan informasjon gis.

·      Det er andre løsninger enn fysiske dialogmøter ved tilfeller med coronavirus og det er NAV som tilrettelegger for dette.

Med vennlig hilsen

Svein Steinfeld Jervell

Advokat / partner